1. ホーム
  2. 労務管理

テレワークはどうやって導入するか2 ~新型肺炎対策~

(テレワークはどうやって導入するか1 ~新型肺炎対策~)【続き】
 
Q 当社は、最近の新型肺炎(コロナウィルス)の感染拡大を踏まえて、在宅勤務等のテレワークを実施せざるを得ないと思っています。
また、これを契機に、採用力の増強・離職防止等の観点から、恒常的な制度として、テレワーク制度を導入することも検討しています。
そこで、テレワークの実施に際して、就業規則上の整備等、必要な手続を教えてください。

A テレワークの実施に際して、就業規則の変更等は必須ではありません。
ただし、従業員に通信費用等の負担をさせるのであれば、その旨の就業規則の改訂が必要となります(労基法89条)。また、実際には、費用負担のほか、テレワークの対象者とテレワークを認める基準、その手続に関する事項、テレワーク勤務中の遵守事項、テレワーク期間中の労働時間の設定と管理に関して、規則を設けた方がよいでしょう。

雇用型テレワークの注意点

フレックスタイム制・裁量労働制

フレックスタイム制とは、清算期間やその期間における総労働時間等を労使協定において定め、清算期間を平均し、1週当たりの労働時間が法定労働時間を超えない範囲内において、労働者が始業及び終業の時刻を決定し、生活と仕事との調和を図りながら効率的に働くことのできる制度です。 テレワークにおいてもフレックスタイム制を活用することが可能です。

ガイドラインでは、フレックスタイム制によれば「労働者の都合に合わせて、始業や終業の時刻を調整することや、オフィス勤務の日は労働時間を長く、一方で在宅勤務日の労働時間は短くして家庭生活に充てる時間を増やす」といった運用が可能であるという紹介がされています。

前回の記事で記載した中抜けの時間や所定労働時間中の移動時間を休憩時間として扱う場合でも、フレックスタイム制を使えば、労働者自らの判断により、その時間分その日の終業時刻を遅くしたり、 清算期間の範囲内で他の労働日において労働時間を調整したりすることが可能という点ではテレワークになじむ制度だといえるかと思います。

フレックスタイム制をテレワークに適用するに際しては、テレワーク時のみコアタイムを設けない、あるいはコアタイムを短縮する、フレキシブルタイムの設定に上り幅を持たせるといったことが、労使協定及び就業規則で定めることにより可能と考えられます。

ただし、始業・終業の時刻を労働者の決定に委ねていなければならず、例えばフレキシブルタイムに会議出席を義務付けるような場合はフレックスタイム制は認められないことにご留意ください。

フレックスタイム制の導入には? 労働基準法第32条の3に基づき、
●就業規則その他これに準ずるものにより、始業及び終業の時刻をその労働者の決定に委ねる旨定めること ●労使協定において、対象労働者の範囲、清算期間、清算期間における総労働時間、標準となる1日の労働時間等を定めること
が必要です。

裁量労働制

裁量労働制とは、労使協定や労使委員会の決議により法定の事項を定めて労働基準監督署長に届け出た場合において、対象労働者を、業務の性質上その適切な遂行のためには遂行の方法を大幅に労働者の裁量に委ねる必要があるため、当該業務の遂行の手段及び時間配分の決定等に関し使用者が具体的な指示をしないこととする業務に就かせた場合には、決議や協定で定めた時間労働したものとみなされる制度です。

裁量労働制についても、当然のことではありますが、テレワークを行うことが可能です。

この場合、労使協定で定めた時間又は労使委員会で決議した時間を労働時間とみなすこととなりますが、労働者の健康確保の観点から、決議や協定において定めるところにより、勤務状況を把握し、適正な労働時間管理を行う責務を有します

その上で、必要に応じ、労使協定で定める時間が当該業務の遂行に必要とされる時間となっているか、あるいは、業務量が過大もしくは期限の設定が不適切で労働者から時間配分の決定に関する裁量が事実上失われていないか*労使で確認し、結果に応じて、業務量等を見直すことが適当です。

専門業務型裁量労働制 企画業務型裁量労働制
対象 専門性が高い業務に従事する労働者 事業の運営に関する事項についての企画、立案、調査及び分析の業務に従事する労働者
労働時間 労使協定で定めた時間 労使委員会の決議で定めた時間
手続き 労使協定において、必要事項を定めて労基署へ提出 事業場毎に労使委員会を設置し、所定の事項を決議し、労基署へ届出

事業場外みなし労働時間制

テレワークにより、労働者が労働時間の全部又は一部について事業場外で業務に従事した場合において、 使用者の具体的な指揮監督が及ばず、労働時間を算定することが困難なときは、労働基準法第38条の2で規定する事業場外労働に関するみなし労働時間制(以下「事業場外みなし労働時間制」といいます。)が適用されます。

事業場外みなし労働時間制を適用する場合、テレワークを行う労働者は、就業規則等で定められた所定労働時間を労働したものとみなされます(労働基準法第38条の2第1項本文)。

テレワークにおいて、使用者の具体的な指揮監督が及ばず、労働時間を算定することが困難であるというためには、以下の要件をいずれも満たす必要があります。

【要件1】情報通信機器が、使用者の指示により常時通信可能な状態におくこととされていないこと

情報通信機器を通じた使用者の指示に即応する義務がない状態であることが必要です。

  • 「使用者の指示に即応する義務がない状態」とは、 使用者が労働者に対して情報通信機器を用いて随時具体的指示を行うことが可能である、 かつ、 使用者からの具体的な指示に備えて待機しつつ実作業を行っている状態又は手待ち状態で待機している状態にはないことを指します。

したがって、サテライトオフィス勤務等で、常時回線が接続されており、その間労働者が自由に情報通信機器から離れたり通信可能な状態を切断したりすることが認められず、また使用者の指示に対し労働者が即応する義務が課されている場合には、「情報通信機器が、使用者の指示により常時通信可能な状態におくこと」とされていると考えられます。

要件2 随時使用者の具体的な指示に基づいて業務を行っていないこと

「具体的な指示」には、例えば、当該業務の目的、目標、期限等の基本的事項を指示することや、これら基本的事項について所要の変更の指示をすることは含まれません。

以上の2つの要件を満たさなければ、 テレワークにおいて、 「使用者の具体的な指揮監督が及ばず、労働時間を算定することが困難」 とは判断されませんので、ご注意ください。

なお、事業場外みなし労働時間制が適用される場合、所定労働時間又は業務の遂行に通常必要とされる時間労働したものとみなすこととなりますが、労働者の健康確保の観点から、勤務状況を把握し、適正な労働時間管理を行う責務を有します。

その上で、必要に応じ、実態に合ったみなし時間となっているか労使で確認し、結果に応じて、業務量を見直したり、労働時間の実態に合わせて労使協定を締結又は見直したりすること等が適当です。

また、テレワークを行わず労働者が労働時間の全部を事業場内で業務に従事する日や、テレワークを行うが使用者の具体的な指揮監督が及び労働時間を算定することが困難でないときについては、事業場外みなし労働時間制の適用はありません。

休憩時間の取扱い

労基法が定める休憩時間に関する規制を確認しますと、「労働時間が6時間を超える場合、少なくとも45分、8時間を超える場合、少なくとも1時間の休憩時間を与えなければならない」とされており、[この休憩時間は、一斉に与えなければならない]という一斉付与の原則が定められています。 ただし、「労使協定があるときは、この限りでない」、要するに、一斉付与としなくてもよいとされています。

この一斉に休憩を与えなければならないとされている労働者の範囲は、労基法の適用単位である事業場単位で考えます。

したがって、その事業場に属する労働者であれば、テレワークを行う場合に形式的には一斉付与の原則が及ぶことになります。 ガイドラインでは、そのことを前提に、労使協定があれば一斉に休憩を与えなくてもよいことが示されています。

他方で、「一斉付与の原則の適用を受けるのは、労働基準法第34条に定める休憩時間についてであり、労使の合意により、これ以外の休憩時間を任意に設定することも可能」とされています。

労使協定で定める場合、あるいは労基法が定める基準を上回る休憩時間については、休憩時間の取得を労働者の判断に委ねることも考えられるわけですが、その場合には休憩時間の長さを定め、それをとる時間帯は労働者の判断に委ねる旨就業規則に記載しておけばよいということになります。

休憩時間は、事業場における全労働者に一斉に付与するのが原則ですが、事業場の過半数組合、もしくはそうした組合がない場合は従業員の過半数代表者との協定を締結すれば、適用が除外されます。

また、特定の業種(運輸交通業、商業、保健衛生業、接客娯楽業等)では、労使協定を締結することなく一斉付与は適用除外となっています。

テレワークについても、労使協定により、一斉付与の原則を適用除外とすることが可能ですが、テレワーク中の労働者について、本来休憩時間とされていた時間に使用者が出社を求めるなど具体的な業務のために就業場所間の移動を命じた場合、当該移動時間は労働時間となり、この場合、別途休憩時間を確保する必要があることに留意する必要があります。

時間外・休日労働の労働時間管理について

テレワークについて実労働時間やみなされた労働時間が法定労働時間を超える場合には時間外、休日労働に係る三六協定の締結及び割増賃金の支払いが必要となり、また深夜に労働した場合には深夜労働に係る割増賃金の支払いが必要となります。

テレワークは、情報通信技術を利用して行う「事業場外勤務」ですから、特に時間管理について適切な把握に努め、必要に応じて労働時間や業務内容等について見直すことが望ましいとされています。 具体的には、テレワークを行う労働者は、業務に従事した時間を日報等において記録し、使用者はそれをもって当該労働者に係る労働時間の状況の適切な把握に努め、必要に応じて労働時間や業務内容等について見直すこととなります。

また、労働者が時間外、深夜又は休日に使用者が知らないところで業務を行うことがないよう、深夜に労働者からメールが送信されていたり、休日の翌営業日に大量な成果物が提出されたりしているような事実がないかを管理しなければなりません。

いくら使用者が「社員が自分の判断で勝手にしたこと」だと言っても、ガイドラインが示すように「使用者のいかなる関与もなしに行われたものである」と評価できなければ、労働基準法上の労働時間とされるので注意してください。

テレワークの長時間労働対策

テレワークのメリットの一つに「業務効率化」がある反面、管理が行き届きにくいことで社員がつい働きすぎてしまう傾向があります。

2015年に独立行政法人労働政策研究・研修機構(以下「JILPT」 といいます。)において実施した「情報通信機器を利用した多様な働き方の実態に関する調査」において、労働者側から「仕事と仕事以外の切り分けが難しい」(38.3%)、「長時間労働になりやすい」(21.1%)などの点がテレワークのデメリットとして挙げられていることでもうかがえます。

テレワークにおける長時間労働等を防ぐ手法として、以下の手法が挙げられています。

時間外、休日、深夜のメール送信の禁止

一般の社員に対してメール送信禁止のルールを作ったとしても、時間管理の適用から外れている、いわゆる管理職からのメールに部下が対応してしまうことが見られます。

これは、役員にも言えることで、例えば深夜に役員から送信されたメールへの対応が関係部署の管理職から社員へと連鎖し、深夜労働となってしまっていることもあるので、役員も含め「禁止ルール」を徹底するのがポイントです。

社内サーバーへのアクセス禁止

リモートデスクトップ方式や仮想デスクトップ方式など、社外から社内のシステムに接続できる仕組みを構築している企業において、決められた時間以外のアクセスを禁止したり、画面上に警告のポップアップを表示することで効果があったとの報告があります。

他の抑制方法としては、アクセスログを調ベルール違反者に対し警告することで「見られている」意識が働いて効果が上がったケースや、22時から翌日の5時まで社内システムにアクセスできないような仕組みを構築しているような事例もあります。

時間外・休日・深夜労働の原則禁止

テレワークを行う場合において、特別な事惰のない限り、時間外・休日・深夜労働を禁止にしてしまうのも良いでしょう。

例えば、育児や介護を理由とする在宅勤務の場合は、事前の許可制で時間外労働を認めるが、週に1日(あるいは月に数回)のテレワークでは時間外労働をしない前提(ルール)とするようなケ-スです。

なお、育児を理由とする在宅勤務で「子どもが寝静まった深夜に仕事がしたい」という要望があると聞きますが、社員の健康 (睡眠時間が確保されない)のことを考えた上で、敢えて認めないとしているケースもあります。

長時間労働等を行う労働者への注意喚起

管理者が労働時間の記録を踏まえて注意喚起を行う方法や、労務管理のシステムを活用して、例えば月60時間、80時間など一定の時間数に達した場合には、メール等で警告を飛ばすといった対応が考えられます。

以上のような対策は、社員の健康確保の観点から実施するものであることを十分説明する必要があります。

テレワーク実施に伴う規制が多いことで「社員を信用していない」「時間外手当の削減目的」「手続が煩わしい」などと社員から受け止められてしまうと、テレワークの利用が停滞するおそれがあります。

テレワークと労災 

テレワークにおける労災給付については、業務を行う場所がオフィス以外であっても、労災給付の要件は基本的にメインオフィスで業務する場合と同じです。

テレワーク中の傷病で労災認定をめぐって争われた裁判例は、まだないようですが、『テレワーク導入のための労務管理等Q&A集』(厚生労働省、2016)では、「自宅で所定労働時間にパソコン業務を行っていたが、トイレに行くため作業場所を離席した後、作業場所に戻り椅子に座ろうとして転倒した事案。これは、業務に付随する行為に起因した災害であり、私的行為によるものとも認められないため、業務災害と認められる」という事例が掲載されています。

労災認定では、

  1. 労働契約に基づいて事業主の支配下にある状態で起きた災害という「業務遂行性」

  2. 事業主の支配下にあることに伴う危険が現実化したものであり、業務と負傷・疾病などの間に相当因果関係があるという「業務起因性」

の2つの要件を満たすことが要求され、労災保険給付の対象になるかどうかは、これらを満たすという原則を踏まえた上で、負傷や疾病が発生した具体的な状況に応じて個別具体的に判断されます。

例えば、自宅で階段を踏み外し怪我をしたケースを想定すると、「仕事関係の郵便物を投函しに行くために階段を下りていた」のであれば、業務遂行性があると判断される可能性は高いものの、「洗濯物を持って階段を上がっていた」のであれば、私的行為と判断され、業務災害とは認められないと考えられます。

メインオフィスでも自宅でも労災保険の支給要件は原則同じです。

しかし、在宅勤務の場合は自宅などにおいて一人で業務に従事することが一般的であり、災害状況の現認者もいないことから、業務との因果関係の立証がメインオフィス勤務時より困雜となる可能性があります。 そのため、就業場所を「自宅のみ」や「自宅の特定の一室」に限定したり、「外出禁止」「在宅勤務中は自動車などへの乗車禁止」などのルールを定めたりして、労災発生防止と発生時の対応に備えている会社もあります。

一方、業務場所を限定せず、より柔軟に働く場所を選択するという考え方の会社もあります。

例えば、ある会社では就業場所を限定しないテレワークを大々的に行われていますが、公共の場所でのテレワークに関する注意事項を会社規則に記載した上で、「上記の事項を厳守したとしても労災が認められない可能性もある」と但書きをして注意喚起をしています。 時代とともに働く場所をより柔軟にする企業が増え、「カフェなどで生じた業務災害」に関する問題も増えることが想定されますが、カフェとは、本来「お茶を飲んで休憩する」という私的行為で利用されるべき場所です。

そのような場所で業務を行った場合でも「業務遂行性」「業務起因性」があれば労災保険給付の対象になり得ますが、「私的行為ではないこと」を立証する必要が想定されることも考えなければなりません。

無用なトラブルを避けるためには、「業務時間の記録」や「業務進捗の適時報告」など管理体制のルールを定め、業務と私的行為の区分をあらかじめ明確にしておく方法が考えられます。

これには、労災トラブルへの備えだけでなく、過重労働を抑制する効果もあると考えます。

併せてテレワーク利用者に労災防止のための安全衛生教育などを行い、健全なテレワーク実施に向けた意識付けを促すことも重要です。

テレワーク導入のための社員教育に関する考え方

テレワークの導入が進まない、あるいは導入しても利用者が増えないなどといった声もよく聞かれます。

その原因は様々ですが、その一つに社員や管理職自身のITリテラシーが低いことが挙げられます。

また、テレワークの利用者が増えない一番大きな原因といわれているのが、「管理職がテレワークに対して正しい理解をしていないこと」です。

まずは、導入や利用の阻害要因となりやすい中間管理職がテレワークを正しく理解するため、専門家を招いたテレワーク研修やマネジメントに関する意識改革のワークショップを行うことが非常に重要となります。

さらに、導入後は、使用者は、テレワークを行う社員が他の社員 と同様の教育・研修を受けられるようにするための配慮が必要です。

テレワークの頻度が週に1回(あるいは月に数回)程度であれば、社員が教育・研修を受けられる機会に影響することは少ないかもしれませんが、利用頻度の多い社員は、少なからず影響がありますので代替措置やフォローが必要です。

テレワークと評価制度

テレワーク導入企業で採用されている評価制度

2014年度の厚生労働省テレワークモデル実証事業「企業アンケート」(厚生労働省、2016)によると、半数以上が「通常勤務者と評価観点は同一である、特に変えていない」と回答しており、次いで「成果・業績」「目標管理」が多くなっています。

週1~2日程度の利用頻度ならば、出張や会議などテレワーク以外の理由で不在の従業員と変わらないので、テレワークの利用の有無で評価に差をつけないことを前提に、導入前の評価制度をそのまま適用することもできます。

テレワーク導入を機に会社全体の評価制度を再構築するのもよいですが、評価制度の設計には時間や手間がかかって導入が遅れてしまうという悪影響が生じてしまいます。

利用頻度が低いのであれば、まずは既存の評価制度を用いてテレワーク導入のトライアルを始めてみるとよいでしょう。

働き方改革を成功させるためにもテレワーク利用者に限らず、オフィス勤務者を含む会社全体で、「目標管理制度」の導入を検討する価値は十分にあります。

テレワークになじむ評価制度とは

評価制度に問題のあるケ-スとして、実際に働いている姿を見ないと確認できない評価項目を用いていたり、遅くまで残業していることをもって「責任感がある」「業務に熱心である」として高く評価していたりすることが見受けられます。

このような評価制度であれば、テレワーク導入以前に見直しをする必要がありますし、テレワーク利用者が、通常のオフィス勤務者と同等の公正な評価がされるよう考課者訓練を徹底することが重要です。

また、「テレワークを導入すると評価制度を見直さなければならない」と思い込んでいる企業も見受けられますが、「業務の可視化の推進」や「上司と部下のコミュニケーションの活性化」「人事考課者の考課スキルの向上などによりその誤解は解消され、評価制度自体を見直さなくてもテレワーク制度を運用できることがお分かりいただけると思います。

公正な評価をする上で大切なのは、「テレワーク利用の有無をもって評価に差をつけない」という点です。

テレワークを導入しておきながら利用したことで評価が下がるようでは、誰もテレワークを利用しようと思いません。

テレワーク中の評価については、成果・業績が見えにくい業務もあることなどから、「目標管理制度」に基づく成果主義が導入される傾向にあります。

厚生労働省主催の「2015年度テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰」で「特別奨励賞」を受賞した明治安田生命保険相互会社では、2010年より働き方改革に向けた取組みを始め、2015年のテレワーク「プレトライアル」以前から目標管理制度を導入しています。

同じく「特別奨励賞」を受賞したカルビー株式会社では、2009年の経営刷新とともにプロセス評価から成果主義の人事評価に変更しています。

さらに、2016年日本テレワーク協会主催「テレワーク推進賞」で「会長賞」を受賞したリクルートマーケティングパートナースでは、2016年より全社員を対象に日数制限のない在宅勤務制度を導入しましたが、日頃から社風として成果主義が浸透していたことも、テレワークの導入がスムーズに進んだ要因だと言えるでしょう。

「目標管理制度」の導入にはルールづくりや評価者のスキルの向上などに時間や手間がかかるものの、上司と部下のコミュニケーション機会の増大、ワークスタイル変革の原動力としても注目されています。

働き方改革を進めていくためには、テレワーク利用者だけの評価制度を構築するのではなく、オフィス勤務者を含む会社全体で「目標管理制度」の導入を検討する価値は充分にあります。

また、テレワーク中の評価については、従業員の不安を払拭するためにも、労使双方が十分に話し合い、ルールを明確にしておくことが必要になります。

テレワークと給与について

基本給

まず、基本給については、「在宅勤務」、「モバイル勤務」や「サテライトオフィス勤務」などのテレワークを利用したからといって変更することはないでしょう。

例えば、在宅勤務であるという理由だけで基本給を下げること等は、合理的な理由のない不利益変更に当たり、このような理由による基本給の変更は認められません。

テレワークを利用した場合に変わるのは「働く場所」だけで、業務内容や職種、所定労働時聞か同じであれば、基本給を見直す必要はないはずです。

また、自社で雇用している社員であるにもかかわらず、在宅勤務者は「時間をカウントせず成果で賃金を支払う」といった対応も認められません。

在宅勤務者が労働者であることに変わりはなく労働条件のうち変わるのは「働く場所」だけで、業務内容や職種、所定労働時間が同じであれば、時間管理は必要であり、成果のみで賃金を支払うことはできません。

基本給の見直しを考えなければならないのは、在宅勤務を利用する際に現在の業務内容、職種、所定労働時間などの労働条件が変わる場合です。

業務内容や職種が同しでも、所定労働時間を長くしたり(短時間勤務からフルタイムに変更等)、短くしたり(育児や介護を目的とした短時間勤務等)する場合のような、労働時間の変更による基本給の見直しは納得のできる措置でしょう。

また、基本給その他の手当も含めた賃金には、在宅勤務者も当然に最低賃金法が適用されます。

「場所にとらわれない柔軟な働き方」というテレワークの特性を活かすことにより、最低賃金の高い地域の企業が最低賃金の低い地域の在宅勤務者を雇うことで、地域創生やコスト削減につながる効果も考えられます。

ただし、地域別最低賃金は各都道府県内の事業場ごとに適用されることに注意が必要です。 例えば、在宅勤務者の就業場所が沖縄県でも、直属の事業場が沖縄県内になければ、沖縄県の最低賃金は適用することができないことにご留意ください。

割増賃金

事業場外みなし労働時間制を適用しているテレワークにおいて、 所定労働時間を超えるとして労使協定により「みなし労働時間」を決めている場合は、三六協定の届出と所定労働時間を超える分の割増賃金の支払が必要となります。

次回の記事は、テレワークの導入方法の最後の記事とする予定ですが、導入にあたっての対象者の選定方法、通信機器の準備、機密情報の守り方、導入に当たっての諸規程等を解説していきます。