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従業員を雇用する際のチェックポイント ~労務トラブルを起こさないために~

Q:事業が軌道に乗ってきたので、従業員を採用したいと思います。従業員を雇用するにあたって、法的にはどのような点に注意すればいいのか、教えてください。

A:新たに従業員を採用する場合に注意すべきポイントは、(1)従業員の受け入れるにあたっての企業の体制整備、(2)従業員の賃金等の条件、(3)従業員を実際に雇い入れる際の手続、(4)社会保険等への加入の4つが挙げられます。以下、この4つに関して解説していきたいと思います。

従業員の受け入れにあたっての企業の体制整備に関するチェックポイントについて

就業規則を作成する必要があるのかをチェックする。

まず、労働基準法上、常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出る義務があります(労働基準法89条)

第八十九条 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。以下略

これについては、ベンチャーキャピタルなどから投資を受ける際にこの点が未対応であると指摘を受けてその後あわてて準備をするベンチャー企業は多いため、事前に確認しておきましょう。

就業規則の作成・届出の流れは以下のようになります。

  1. 就業規則を作成する。
  2. 従業員代表の意見を聴く。
  3. 労働基準監督署へ届け出る。
  4. 従業員への周知。 就業規則の効力は、労働基準監督署に届け出ることによってではなく、「周知」した時から発生することとなるので、4を行わずに形式的に届出だけ行った場合には、その就業規則は限りなく無効に近いものといえます。 なぜなら、届出というのはあくまでも労働基準監督署(行政)と会社との問題であり、会社と従業員との民事的な契約関係には影響しないからです。したがって、就業規則については従業員が何時でも閲覧できるようにしておくべきでしょう。

なお、就業規則を一度作成した後に変更することは、変更後の就業規則が合理的であれば会社の従業員の過半数を代表する者の意見を聞いたうえで一方的にすることができるのが原則となります。

もっとも、賃金・退職金の減額を伴うものなどは、従業員にとって大きな不利益変更となりますので、その場合には従業員の同意を得ることが原則として必要となります(労働契約法9条参照)。

そのため、最初に就業規則を作成する際には、社労士や弁護士等にアドバイスをもらうことで必要以上に従業員にとって有利な内容となっていないか等をチェックしたほうが良いと考えます

第九条 使用者は、労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない。以下略

三六協定の作成と届出を行うこと。

従業員に残業や休日労働をしてもらうためには、あらかじめ労働者と使用者間で三六協定を締結し、労働基準監督署に届け出る必要があります(労働基準法36条)。

この三六協定は、従業員に法定労働時間(1日8時間、1週間に40時間)をオーバーして働いてもらう場合や法定休日(4週間に4日)に働いてもらうことになる場合等に必要となります。

そして、残業や休日出勤がみなし残業代の範囲内に収まっていたとしても、それによって三六協定を結ぶ必要がなくなるわけではありません。

なお、時間外労働(1日8時間、1週40時間を超えての労働)を要求するためには、上記の三六協定の締結のほかに雇用契約書又は就業規則上に根拠があることが必要となります

第三十六条 使用者は、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定をし、厚生労働省令で定めるところによりこれを行政官庁に届け出た場合においては、第三十二条から第三十二条の五まで若しくは第四十条の労働時間(以下この条において「労働時間」という。)又は前条の休日(以下この条において「休日」という。)に関する規定にかかわらず、その協定で定めるところによつて労働時間を延長し、又は休日に労働させることができる。

労働者名簿および賃金台帳を作成すること。

使用者は、事業場ごとに法定された事項を記載した「労働者名簿」と「賃金台帳」を作成して、一定期間保存することが要求されます(労働基準法107条~109条)。これらは、就業規則とは異なり、雇用することになる従業員の人数に関係なく作成する必要があることになります。

従業員の賃金等の条件に関するチェックポイントについて

最低賃金法との関係のチェック

まず、従業員に対して払う賃金が最低賃金法に違反していないかを確認する必要があります。 最低賃金については、各都道府県で定められている「地域別最低賃金」と特定の産業に対して定められた最低賃金である「特定(産業別)最低賃金」の2種類があります。

首都圏、特に東京は物価が高いということもあり、「地域別最低賃金」が高く、一番低い鹿児島県と比べて200円以上の差があります。 そして、上述の2種類の両方が適用される場合には、より高い方以上の金額を支払う必要があります。具体的な金額は、以下のサイトを参照してください。 http://pc.saiteichingin.info

割増賃金の支払いのために従業員の労働時間を把握すること

割増賃金とは、時間外労働、休日労働、深夜労働(午後10時から翌日午前5時までの間に労働させること)を従業員が行った場合に支払う必要があるものとなります(労働基準法37条)

賃金請求権の消滅時効は2年であるので(同法115条)、*少なくとも過去2年間の未払い賃金の有無はIPO(新規上場株式)の際にも審査項目の一つとなります。

したがって、割増賃金の支払いのために従業員の労働時間を適切に把握することが必要になってきます*。 従業員の労働時間の把握方法については、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」において①従業員の労働日ごとの始業・就業時刻を確認し記録すること、②原則として使用者自らによる現認またはタイムカード、ICカード等による客観的な記録により始業・就業時刻を確認すること等、と定められているので、参考にするとよいと思います。

なお、労働基準法上、①管理・監督者の場合、②事業場外労働制を採用した場合、③いわゆる裁量労働制を採用した場合など、これらの場合には割増賃金の支払いについて一定の例外が認められています。 ただし、これらの例外は、採用するための要件やそのための手続きが複雑であり、問題が生じる可能性が実務上多いため、弁護士に相談した方がトラブルを未然に防げることが多いです。

みなし残業代を採用する場合には…

みなし残業代制(固定残業代制)とは、従業員の賃金や手当ての中に、あらかじめ一定時間分の残業代を固定して支払う制度です。 この制度により、みなし時間として定められた残業時間に実際には満たなかった場合でも、固定残業代として全額支払われることになります。

*みなし残業代制の有効性

みなし残業代制を採用する場合には、サービス残業代請求などの裁判の際にその有効性が争われることがあるため、内容が要件を満たしているのか確認しましょう。 有効性が認められるための要件 ①基本給の中で割増賃金にあたる部分が明確に区別された内容になっていること。 ②労働基準法所定の計算方法による額がその額を上回る場合には、その差額を賃金の支払期に支払うということが盛り込まれていること。 さらに、①の要件については以下の点にも注意してください。 ・労働条件、通知書、雇用契約書等において、月いくらというように具体的な金額を算出して明示すること。 ・就業規則(賃金規程)がある場合には、就業規則にもみなし残業代制についての規定を設けること ・みなし残業代制が適用される対象(時間外労働、休日労働など)を明示すること。 みなし残業代制は一定の額をあらかじめ残業代として支払うものであるので、実際の残業時間とその金額が固定残業代を上回る場合にはその差額を支払うことになります。 したがって、みなし残業代制を採用する場合にも従業員の労働時間を適切に把握することが必要となってくるでしょう。

株式の付与は可能な限り避け、ストックオプションの活用を検討すること

これについて、株式は従業員が会社を辞めた場合にも消滅させることができないという性質をもつため、株式を与えることはお勧めしません。 但し、株式に代えて、新株予約権(ストックオプション)の付与を検討することはよいと思います。 なぜなら、ベンチャー企業の場合、事業がうまくいき、株式上場までこぎつけることができれば短期間で株価が急上昇することがあり得るため、従業員に対してインセンティブを与えることができるからです。 また、新株予約権(ストックオプション)の場合、株式と異なり、行使条件として会社に在籍していること等を設定することも多く、そうすれば、新株予約権(ストックオプション)を与えた従業員が辞めた場合にも支障がなくなります。

従業員を実際に雇い入れる際に注意すべきチェックポイントについて

労働条件通知書等を交付すること

労働者を採用する場合には、労働契約の内容となる賃金や労働時間等の労働条件について、使用者は必ず書面にして労働者に交付することが義務となっており、これを「労働条件通知書」といいます(労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条)。 労働条件を口頭のみで伝えるとトラブルが生じる可能性が高いため、書面によって明示し、会社と労働者の間の信頼関係を高めるという目的があります。 厚生労働省のホームページからモデル書式をダウンロードすることができるので、参考にしてください。

・労働条件通知書に明示しなければならない事項について(労働基準法15条1項、同法5条1項)

以下では労働条件通知書において明示しなければならない事項を紹介します。最初の6つについては書面で明示することが法律上義務づけられているので、よく確認するようにしてください。

  1. 労働契約の期間に関する事項
  2. 就業の場所および従事すべき業務に関する事項
  3. 始業および終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、並びに労働者を2組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項
  4. 賃金の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締め切り及び支払いの時期に関する事項
  5. 退職に関する事項
  6. 昇給に関する事項

・制度を設ける場合には明示しなければならない事項

  1. 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、その計算及び支払いの方法並びに支払いの時期に関する事項
  2. 臨時の賃金、賞与及び最低賃金額に関する事項
  3. 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
  4. 安全及び衛生に関する事項
  5. 職業訓練に関する事項
  6. 災害補償および業務外の傷病扶助に関する事項
  7. 表彰及び制裁に関する事項
  8. 休職に関する事項

「誓約書」を提出させたか

まず、誓約書を提出してもらうことは法律上の義務ではありません。 もっとも、「入社時にこれだけは言っておきたい」ということをしっかりと記載して説明することで教育的な効果を期待します。職務上発生した知的財産権が会社に帰属するということや、競業避止義務のことなどを記載することが考えられます。 誓約書の書式テンプレート一覧のサイトを参考にしてみてください。 https://www.bizocean.jp/doc/category/269/

なお、従業員との間で「雇用契約書」を作成する場合には、雇用契約書において上述のような義務を記載するということでも足りると考えます。

採用の際に健康診断を実施する、または医師による診断書の提出を要求すること

事業主は、採用時の社員の健康状態を把握することなどの目的で健康診断を実施する義務が原則としてあります(労働安全衛生法66条、労働安全衛生規則43条)。 この健康診断の対象は「常時使用する労働者」であり、労働時間が週30時間以上でかつ1年以上の雇用見込みのある従業員がこれにあたります。 なお、例外として、入社する従業員が雇い入れ日の3か月以内に健康診断を受診している場合には、法律で定める項目と同じ項目については省略できることになっています。 そこで、全項目を実施している場合には健康診断書の写しの提出により健康診断を省略することができます(労働安全衛生法66条5項ただし書)。

社会保険等への加入に関するチェックポイントについて

労災保険に加入しているか

労災保険とは、従業員が業務中や通勤途中にケガをした場合に保険金の給付を受けることのできる保険です。農水産業の一部や国の直営事業・非現業の官公署を除いて、一人でも労働者を雇用している事業主は必ず加入する必要があるので、労働基準監督署で加入手続きをしましょう。

雇用保険に加入しているか

(1)概要

雇用保険とは、政府が管掌する強制保険制度で、労働者を雇用する場合にはその事業所に原則として適用されることになります。労働者の生活および雇用の安定と就職の促進を目的とし、失業者等に対して、失業等への給付や、雇用状態の是正および雇用機会の増大などを図る制度となっています。

(2)加入義務について

(a)事業主の場合 労働者を一人でも雇用する場合には、その業種、規模等に関わらず、農林水産事業の一部、官公庁などを除き、原則としてすべて適用事業となり、その事業主は、労働保険料の納付、雇用保険法の規定による各種の届出等の義務を負うことになります。

(b)加入対象となる労働者 雇用保険は、原則として雇用形態(パート、アルバイトなど)に関わらず、加入の対象になります。 もっとも、加入対象になるための要件として、1週間の所定労働時間が週20時間以上かつ31日の雇用見込みがある場合などとされ、それを下回る場合には加入することはできないことになります。

(c)加入対象とはならない労働者
加入対象とならない労働者には以下の4つが例として挙げられます。

  1. 季節的に雇用される者であって、4か月以内の期間を定められている者
  2. 季節的に雇用される者であって、1週間の所定労働時間が30時間未満である者
  3. 昼間学生
    (*)夜間学生や定時制の学生、通信教育を受けている学生には加入義務があります。
  4. 株式会社の取締役(取締役であって、同時に部長等の労働者としての身分を有する場合には、公共職業安定所が認める者に限り加入対象となります。)

(3)まとめ

  • 雇用保険については、31日以上の雇用見込みがない場合または週20時間未満の勤務という場合には加入義務はありません。
  • 加入対象者については漏れなくハローワークで加入手続きをしましょう。

社会保険に加入しているか

社会保険とは、一般的には健康保険と厚生年金保険のことをいいます。

健康保険は主に業務外のケガや病気の治療の際に適用される保険のことで、厚生年金保険は老後の所得補償の役割を果たす保険になります。

これらは、法人であれば代表者1人、個人業では加入対象者5人以上で原則として加入することが義務付けられており、加入対象は基本的にすべての従業員です

なお、雇用形態によっては加入しなくてもよい適用除外者が定められているので、適用除外に該当するのかをチェックし、加入対象者については漏れなく年金事務所で加入手続きをしましょう。

・未加入であることによって起こるトラブル例

  • 健康保険の場合 出産手当や傷病手当金の支給を定めている休業補償制度というものがあり、未加入であることによって本来受けられる補償が受けられないとしてトラブルが生じる可能性があります。
  • 厚生年金保険の場合
    会社の未加入により、60歳や65歳から老齢年金が受けられない場合などに、平均寿命をもとに本来受けられる年金額を請求される可能性があります。